A equipe da Secretaria Acadêmica da FAHOR iniciou nesta semana um treinamento a fim de melhorar os processos relacionados ao acervo acadêmico. Sendo a FAHOR uma instituição de ensino que é referência na região, a busca por melhorias é contínua e por isso, recebe o treinamento da arquivologista Raquel Miranda da Silva, que presta serviços de assessoria e Consultoria em Gestão de Documentos. O treinamento é oferecido aos profissionais da Secretaria Acadêmica, tendo como responsável, o secretário Perceval Lautenschläger.
De acordo com Raquel a manutenção do acervo acadêmico sempre foi uma responsabilidade muito importante das instituições públicas, e a partir da Portaria nº 315 do MEC, a manutenção do acervo acadêmico será observado e um dos critérios de regulação, avaliação e supervisão das IES de todo o país.
A Portaria 315, do MEC, que dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação superior (IES) integrantes do sistema federal de ensino, considera acervo acadêmico o conjunto de documentos produzidos e recebidos por IES, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos. Dessa forma, um acervo acadêmico é composto de documentos e informações, devendo a IES obedecer a prazos de guarda, destinações finais e observações neles previstos.
"Cada vez mais, a legislação de documentos, tanto públicos como privados, exige que as informações estejam ao alcance dos cidadãos ou dos clientes de uma determinada empresa ou instituição. E, para agilizar os processos, a digitalização desses documentos tem sido uma ação importante e necessária. Entretanto, possui algumas exigências que devem ser obedecidas e deve ter o acompanhamento de profissionais, pois são informações importantes que estão sendo manuseadas", explica a arquivologista, que tem experiência na implantação de acervos digitais em outras instituições de ensino da Rede Sinodal.
Para o secretário acadêmico, a implantação do Acervo será também uma mudança de cultura na forma de guardar e arquivar a documentação. “Teremos uma nova padronização por meio da codificação, bem como definições da temporalidade de cada documento. Uma das melhorias significativas será a digitalização, irá proporcionar consulta a um número maior de usuários e dessa forma, vamos precisar aprender a abandonar o grampo, o clips, o perfurador, e utilizar novas formas de arquivamento”, comentou Perceval.
